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高度重视 多形式并进 切实加强档案管理相关工作
来源:昆明市交通投资有限责任公司 作者:交投公司 点击:7719次 日期:2013-05-24
为进一步建立健全公司档案管理制度,规范公司档案的收集、整理、鉴定、归档及保管工作,确保档案管理工作顺利、有序、高效推进,2013年2月27日,市交投公司召开2013年第一期档案管理工作培训会。公司各部门、下属公司专、兼职档案员及下属公司综合管理部负责人参加了此次会议。
会上,在档案管理部门的组织下,大家共同学习、研究了档案管理基础知识及交投公司档案管理办法及归档制度。进一步增强参会人员档案管理意识、综合素质和职业技能,为下一步档案收集、整理、鉴定、归档及保管工作的开展和依法管档、依章整档氛围的营造打下了坚实基础。同时,会议就近期档案管理相关工作作出安排部署,特别强调各下属公司专、兼职档案人员的工作职责和明确2013年度各部门、下属公司将要完成的档案管理工作任务:一是公司各部门认真学习贯彻市交投公司档案管理规章制度;下属公司参照交投公司档案管理办法及归档制度,结合自身实际,完善相关档案管理办法及归档制度。二是各部门严格按时、按量向档案管理部门移交档案材料;各下属公司按照档案管理规章制度按时完成2012年度档案归档及保管工作。三是逐步完善档案管理工作体系,积极组织档案工作人员参加各种培训会议,不断提高各部门、下属公司专、兼职档案员综合素质,积极配合公司本部的各项档案检查工作。
为认真落实2月27日召开的档案工作会议上有关安排部署,公司成立档案工作检查小组,于2013年4月8日至12日对公司各部门及下属公司档案归档管理相关工作进行检查,根据检查情况,主要存在以下问题:
一、档案工作水平差距较大。多数单位档案观念淡薄,领导不够重视,基本未配备专职档案人员,管理人员多为兼职且兼职过多,工作落实不到位。档案兼职人员半路改行,大多专业不对口,专业技能、专业知识、工作质量和工作水平不高。
二、档案管理体系机制不健全,多数单位没有制定出一套完整的档案管理办法及归档制度,在日常档案管理工作中无据可依,无章可循。
三、多数单位档案工作基础业务较弱,收集不齐全、登记不完整、整理不到位、管理不完善、移交不及时等现象较突出。
四、档案电子化管理程度较低,基本没有配置专用软、硬件,绝大多数单位在文档的储存中只有文书档案,档案大多没有按要求进行计算机处理和扫描成电子档案。
五、多数单位因办公用房等条件的限制,没有设置独立的档案室、配备必备的档案保护设施。
针对存在问题,对下一步档案管理工作提出如下建议:一、配置专职档案管理员,专项开展档案管理工作
公司档案管理部门配备两名专(兼)职档案员,一名负责文书档案管理、一名负责工程项目档案管理。如无特殊情况,不得频繁更换档案工作人员,档案工作人员必须持证上岗。
二、从源头上落实档案材料的收集、整理等工作。
1.规范各公司日常文件管理制度,以交投公司文件管理模式为依据,统一文件处理格式,如:来文分办单、发文审批签、收发文登记目录,都以交投公司模式为标准。从源头上规范文件材料的收集和保存,所有日常文件材料均按电子版、纸质版、同步更新永久保存电子版(移动硬盘、光盘)三步存原则,确保档案资料妥善、完整保存。
2.定期举办综合管理日常工作培训,加大对下属公司培训指导力度。根据工作需要,可选派下属公司综合管理部文件处理专员到交投公司综合管理进行顶岗培训。
三、组织公司各专兼职档案工作人员定期培训,常规召开工作例会
1.定期对各专(兼)职档案员进行专业知识培训,并参加市档案局举办的档案管理基础知识培训,取得上岗资格。
2.每月召开一次档案工作例会,交流讨论日常档案管理工作中出现的问题。
四、按照公司本部新的制度体系,全面开展档案清理整顿工作
交投公司在现行档案管理规章制度(试行本)的基础上,结合公司实际情况,建立档案管理工作体系,健全档案管理制度。各下属公司,以此为参照,结合自身实际情况,修订公司档案管理规章制度,正式印发后,报交投公司档案室备案。并认真组织公司相关人员学习新规,根据新规整改2012年归档档案。以立卷归档的2012年档案为模板,各下属公司逐步清理、整理前几年未整理规范的档案。
五、组织检查、考核、评级
一是邀请城建档案馆或市档案馆专家对公司本部档案管理工作进行验收考评、检查、指导,提出整改意见并整改落实。二是公司档案管理检查组织对各下属公司档案管理工作专项检查、考核、评级,提出整改意见并督促整改落实。
六、组织召开档案管理年度工作会
档案管理工作整改完毕后,公司组织召开年度档案管理工作总结暨下一年档案工作动员会。总结过去档案管理工作经验与不足,安排部署下一年档案管理各项工作,交投公司与各下属公司签订《档案管理工作目标考核责任书》。
七、硬件设施保障
为确保档案管理工作顺利开展,公司需配置相应的硬件设施,严格按照有利档案存放、保管的原则,设立专门档案库房,配备检索工具、装具及消耗品等器材设备。
随着公司业务的不断拓展,档案管理将增加更多的新元素,应充分认识档案工作的重要性和紧迫性,继续完善档案管理体系,加大人力和经费投入,积极做好基础工作;档案管理无小事,要严进严出,增强档案管理意识,注意档案管理工作的连贯性和完整性,使公司档案管理水平更上一层楼。
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